Делитесь задачами легко: Как менеджеру научиться делегировать?

Просто передать задачу другому специалисту не всегда разумно. Поэтому сегодня мы узнали все основные принципы делегирования у Сергея Елькина — автора популярного блога о менеджменте, владельца нескольких интернет-проектов, директора по развитию популярного сервиса микро-лендингов для социальных сетей Таплинк, SMM-эксперта более чем с 10-летним стажем, члена Российской Ассоциации Профессиональных Директоров.

Сергей, почему делегировать — это важно?

Как Вы уже заметили ранее, я веду несколько своих бизнес проектов, а так же параллельно несколько клиентских проектов. Честно говоря, у меня остается время только на стратегические и управленческие задачи, все остальные задачи я стараюсь делегировать. В том числе, я делегирую и часть управленческих задач, т.к. управленческая задача тоже бывает объемной. Я всегда готов поделиться с коллегами любыми своими задачами, но, конечно какие-то из них требуют большого опыта и принятия неоднозначных решений, такие задачи я зачастую решаю сам.

Без делегирования даже самый продвинутый руководитель рискует утонуть в рутине, потерять темп. К тому же, это ещё и серьёзный риск упущения важных возможностей, которые помогли бы бизнесу и самому руководителю стать успешнее. Нередко отсутствие делегирования — это потеря прибыли и путь к профессиональному выгоранию начальника.

Например, за 15 лет работы компании Web-Стратегия мы реализовали более 300 проектов. На мне лежит ответственность перед клиентами за развитие и поддержку этих проектов. Ежедневно появляются десятки микро-задач, которые необходимо решать в срочном порядке. Ни один человек не справится с этим в одиночку.

Также делегирование открывает множество других возможностей:

·     у руководителя появляется время, которое можно потратить на обучение, развитие новых направлений, эксперименты.

·     уходит необходимость контроля на каждом этапе работы проекта;

·     вся команда проекта становится более эффективной и продуктивной, так как перед каждым сотрудником стоят четкие цели и задач, а также дедлайн, который мотивирует работать лучше;

·     ваша команда и вы сами растете и развиваетесь, можете увеличивать свои возможности при выполнении определенного проекта и в целом, что повышает конкурентоспособность и прибыль стартапа;

·     снижение затрат на выполнение определённых действий и задач;

·     выстраивается четкая система работы, где каждый шаг и действие происходят практически «на автомате», что снижает риск ошибок и убытков;

·     сотрудники открывают для себя новые грани и способности, а это дает весомый плюс для всей команды.

Вы сказали, что делегировать все задачи бывает практически невозможно. Что чаще всего мешает руководителям делегировать задачи?

Самые распространенные причины, которые мешают делегировать задачи и заставляют руководителя делать всё самому это:

·     печальный опыт, приобретенный в случае, если сотрудник не справился с задачей, допустил много ошибок, которые пришлось исправлять руководителю. Подобное случалось и со мной. Когда ты берешься за действительно сложную и незнакомую задачу, кажется, что вокруг нет тех, кто мог бы сделать ее часть за тебя. Так было, например, когда мы начали выходить на международные рынки с Таплинк. Мы вместе составили маркетинговую стратегию, разделили задачи, но в течение полугода положительных результатов практически не было. Казалось, что все всё делают не так, что труды на постановку задачи, а потом объяснения исправлений, значительно превышают объем самой задачи. Но желание всё сделать самостоятельно утопично, поэтому я всегда продолжаю делиться задачами во всех проектах, которыми руковожу. Наиболее распространенные возражения:

·     «комплекс супермена» – в этом случае руководитель сам кидается на амбразуру и выполняет задачи, которые могли бы взять на себя другие сотрудники;

·     перфекционизм — мешает развитию бизнеса и вредит проекту, т.к. порой «хороший результат» ничем не хуже «идеального»;

·     отсутствие понимания своего места в бизнесе — здесь начальнику важно самому разобраться в себе и выстроить систему приоритетов, а также продумать работу команды — кто и за что будет отвечать, как и когда отчитываться о проделанной работе;

·     страх разглашения важных секретов бизнеса — такой риск, действительно, есть, но можно продумать все юридические аспекты, чтобы его свести к нулю;

·     повышенная тревожность — тревога есть у всех, кто дорожит своим делом, вкладывает в него силы, деньги и время, но она должна быть контролируемой и не мешающей нормальной работе.

А есть ли список того, что стоит и не стоит делать при делегировании?

Могу выделить следующие важные правила при делегировании:

1.   Продумайте распределение обязанностей в команде в целом, решите, какие из них можно делегировать и какой сотрудник для этого подойдет, возможно, потребуется новый член команды.

2.   Давайте задачи по возможностям человека. Не надо ставить перед сотрудником сложных задач, если вы понимаете, что он с ними не справится. Лучше поискать другого специалиста, который точно даст желаемый результат. Либо вложите время и силы в обучение человека.

3.   Измените свое мышление. Осознайте себя структуре команды и расставьте приоритеты. Продумайте, чем будете заниматься именно вы, а что нужно делегировать другим сотрудникам.

4.   Не спешите вмешиваться, если сроки не горят. Сотрудник первый раз будет работать над задачей долго, но потом его действия дойдут до автоматизма. Позвольте человеку самому найти решение задачи.

5.   Передавайте свои дела постепенно. Начните с самых лёгких задач, которые не имеют горящих дедлайнов.

6.   Расскажите сотруднику, какой результат вы хотите получить и каких целей достигнуть.

7.   Не стремитесь к идеалу, он не достижим и воспринимается каждым человеком по-разному. Будьте готовы, что результат не будет точно таким, каким он видится вам.

8.   Мы в Таплинк почти со всеми сотрудниками используем системы мотивации, и зачастую они разные и подстроены под конкретного сотрудника. Установите ответственность сотрудника — это поможет ему стать уверенней и приложить больше сил для решения задачи. Можно использовать как отрицательную, так и положительную мотивацию, но вторая работает значительно лучше. Согласитесь, штрафы и наказания менее приятны, чем прибавка к зарплате.

Создайте вокруг себя команду лидеров. Если вы занимаетесь сложным многоуровневым проектом, важно собрать вокруг себя людей, которые будут экспертами в разных областях и смогут направить свою часть команды так, чтобы проект процветал.
Это также освободит время руководителя стартапа, ведь многие вопросы будут решаться ещё до того, как дойдут до него, с помощью команды лидеров.

Допустим, руководитель решил делегировать задачу, с чего ему стоит начать?

Делегирование любой задачи происходит в несколько этапов:

1.   Подготовьтесь к делегированию. Например, приведение дел в порядок. Когда вы понимаете, что какая-то задача отнимает много времени и может быть выполнена кем-то другим, продумайте все этапы работы над ней. Пропишите их, дайте пометки и комментарии к каждому пункту плана. Просчитайте, сколько вы готовы заплатить.

2.   Найдите сотрудника. Выберите подходящего специалиста. Это может быть тот, кто уже у вас работает, фрилансер или же обращение в специальное агентство, которое выполнит предложенные задачи.

3.   Объясните сотруднику его новые обязанности. Здесь можно передать ваш детальный план либо создать чёткое техническое задание под каждую задачу или серию однотипных проектов.

4.   Обучите сотрудника. Это необходимо в случае, если задача, которую вы делегируете, требует определённых навыков и знаний.

5.   Оцените результат. У вас должны быть чёткие критерии оценки. Если будут правки и замечания, они должны быть понятными. «Нравится – не нравится» тут не подходит. Если вы хотите изменений, говорите, что именно стоит добавить или убрать, как усилить уже полученный результат.

Если у сотрудника всё получилось, можно давать ему такие задачи теперь постоянно. Если нет, есть три варианта:

1.   Продолжить засыпать его правками и ждать результата.

2.   Отказаться от услуг сотрудника и найти другого специалиста.

3.   Продолжить выполнять задачу самостоятельно без привлечения помощи.

Третий вариант — самый плохой. Ведь вы себя не смогли разгрузить и снова всё делаете сами. А первый вариант часто оказывается слишком долгим и сложным. Поэтому, если вам не подошел сотрудник или же он выполнил свою задачу некачественно, лучше поискать ему замену.

А расскажите подробнее, как выбрать сотрудника для делегирования?

Правильный выбор сотрудника, которому вы будете делегировать различные задачи — ключ к успеху. Если вы выбираете специалиста, обратите внимание, чтобы он соответствовал следующим требованиям:

·     имел подходящие для выполнения задачи навыки, знания, опыт, образование, а также личные качества. Так как я управляю сразу несколькими компаниями, я могу делегировать выполнение задач по Таплинку моим сотрудникам из Web-Стратегии (и наоборот);

·     имел достаточно времени для новых обязанностей;

·     соблюдал сроки и требования технического задания; умел решать многие задачи без привлечения вас;

·     умел легко учиться новому и быстро адаптироваться под новые задачи и требования;

·     воспринимал правки и замечания как естественную часть рабочего процесса, способ усилить проект и повысить его эффективность.

Еще одно полезное качество — креативность. Если вы делегируете в стартапе не рутинные задачи, творческий подход и генерация новых идей могут быть очень полезны.

Но ведь не всю работу можно передать сотрудникам? Какие задачи точно можно делегировать?

Вы правы, делегировать можно не все задачи. Если у вас небольшой бизнес или проект, то поначалу многие функции вы будете выполнять сами. Но по мере роста стартапа, потребуются помощники. Они не просто облегчат ваш труд, но выведут на новый уровень бизнес. Делегировать можно:

·     Рутинную работу, для выполнения которой не нужно большого опыта и знаний. Например, если вы работаете переводчиком текстов, то здесь рутиной будет проверка результата на грамотность, уникальность, фактчекинг. В сфере IT также достаточно рутинных действий, которые не пугают сложностью, но раздражают при ежедневном выполнении.

·     Автоматизация процессов. Некоторые рабочие процессы можно автоматизировать с помощью специального софта и написания скриптов. Делегировать настройку автоматизации в своём проекте вы можете опытному сотруднику, который хорошо в этом разбирается.

·     Обработка заказов, оформление документации и бухгалтерия. Бумажная волокита даже в электронном виде может отнять много времени и сил. Руководителю лучше передать эти задачи одному из членов команды.

Как менеджер с большим опытом и несколькими успешными проектами, какой самый важный совет Вы бы могли дать нашей аудитории?

Помните, делегировать непросто, особенно, если вы привыкли все делать сами, контролировать все этапы работы и уделять внимание деталям. Но это необходимо, так как открывает перед вами, как специалистом и руководителем, огромные перспективы. Буквально развязывает руки, чтобы вы могли заниматься другими, более важными задачами.

Поэтому обязательно старайтесь делегировать часть процессов своим сотрудникам или сторонним специалистам. Так вы станете более ценным для себя и своей команды, превратитесь в эксперта, способного расти и развиваться самостоятельно и помогать становиться лучше другим сотрудникам.

И здесь, как и в любом деле, самое сложное — начать. Сделать первый шаг в делегировании, уметь правильно выбрать специалиста, подходящего для задачи и доверить ее выполнение. На первых порах будет трудно, захочется внести коррективы, сделать результат идеальным. Но запаситесь силами и терпением, ведь делегируя разные задачи, вы выводите свой бизнес на новый уровень, делаете его прибыльней, а себя и свою команду — эффективней.